Jak obliczyć poniesione koszty?

Musisz wiedzieć, że wydatki poniesione na Christmas Party we własnej firmie możesz zaliczyć do kosztów. W ten sam sposób możesz podejść do upominków dla pracowników. Według przepisów HMRC, jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i zatrudniasz pracowników lub jesteś zatrudniony we własnej firmie jako dyrektor, możesz otrzymać ulgę podatkową na „coroczne wydarzenia” w firmie, w tym również Christmas Party. Ale pamiętaj możesz rozliczyć te wydatki tylko wtedy, jeżeli nie czerpią z nich korzyści osoby, które nie są przez Ciebie zatrudnione.

3 zasady organizacji imprez zwolnionych z podatku

1.Cykliczność wydarzenia

Określana mianem cyklicznego/corocznego wydarzenia. Jeżeli z jakiś powodów nie chcesz organizować Christmas Party w swojej firmie – fundusz związany z organizacją imprez możesz przesunąć na inne tego typu wydarzenie, planując piknik lub grilla.

2. Całkowity koszt wydarzeń nie przekracza £150 za osobę

Wydatki na jedną osobę nie mogą przekroczyć £150 z VAT w danym roku podatkowym. Jeżeli organizujesz kilka spotkań, to dopóki łączny koszt wydarzeń nie przekracza £150 za osobę, nadal są one zwolnione.

3. Dostęp dla każdego pracownika

Każdy pracownik musi mieć możliwość uczestnictwa w imprezie w konkretnej lokalizacji. Nie oznacza to, że każdy musi się na niej pojawić ale tylko to, że musi być dostępna dla każdego. Jeśli w tej chwili zastanawiasz się czy można zorganizować osobne przyjęcie dla różnych działów w firmie, to odpowiedź brzmi tak, o ile wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w jednym z nich.

Jak obliczyć wysokość świadczenia?

Przede wszystkim świadczenie £150 przypada na głowę, a nie na pracownika. Koszt na osobę oblicza się zatem dzieląc całkowity koszt imprezy przez liczbę osób uczestniczących w niej – chodzi tu zarówno o pracowników jak i gości. Całkowity koszt wydarzenia obejmuje nie tylko wydatki związane z samą imprezą, ale także koszt transportu i zakwaterowania, które mogą być również zapewnione. Koszt obejmuje podatek VAT – nawet jeśli zostanie później odzyskany.

Przykład:

Jeśli całkowity koszt imprezy wynosi £5440  i bierze w niej udział 38 pracowników i 30 gości w sumie 68 osób – koszt na osobę wynosi £80  na osobę (£5440:68 osób).

Co zrobić jeśli przekroczysz ustaloną kwotę?

A co zrobić jeśli wydałeś więcej i koszt na jedną osobę wynosi £170? W takim przypadku, kiedy przekroczysz określoną przez HMRC kwotę, jesteś zobowiązany rozliczyć całą wydaną sumę, a nie tylko kwotę przekraczającą  £150 na osobę. Masz też 2 wyjścia:

• Wydatki przypisane każdemu pracownikowi będziesz musiał uwzględnić w ich P11D, co spowoduje, że każdy z pracowników zapłaci podatek od tej kwoty – normalnie tak jakby były to jego zwyczajne zarobki. Dodatkowo, jako pracodawca również musisz opłacić ubezpieczenie społeczne klasy 1A na pełny koszt imprezy w firmie.
• Jest też druga opcja – o wiele lepsza z pozycji Twoich pracowników: możesz zgłosić do HMRC, że pokryjesz podatek i ubezpieczenie społeczne w ramach umowy o rozliczeniu PAYE. To oczywiście zwiększy Twoje koszty, jednak tak jak wyżej wspomniano nie obciąży samych pracowników.

Christmas Party w jednoosobowej firmie

To, że prowadzisz jednoosobową firmę wcale nie oznacza, że nie możesz zaplanować świątecznego spotkania. Pamiętaj, że będąc dyrektorem w jednoosobowej firmie masz prawo skorzystać z dostępnych zwolnień i zorganizować świąteczne przyjęcie, na które możesz zabrać wybranego gościa. 

Prowadzisz firmę i nie wiesz jak rozliczyć pewne koszty? Wyślij do nas wiadomość i przestań w końcu się martwić! Możesz też dołączyć do nas na naszą grupę na Facebooku TAX UK – AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI – Tam w zaciszu społeczności śmiało pytaj o wszystko to, co spędza Ci sen z powiek w związku ze rozliczeniami firmowych kosztów. Do zobaczenia na grupie!