Dla osób, które nie słyszały o IR35, albo słyszały lecz nie zagłębiały się w ten temat, licząc na to, że nowe przepisy podatkowe nie będą ich dotyczyły -przypomnijmy krótko czym jest IR35? To zbiór przepisów ujęty w jednym z rozdziałów ustawy Income Taxes (Earnings and Pensions) Act 2003 (ITEPA 2003), które w ogólnym skrócie mówią o tym, że jeśli pracuje się cały rok dla jednego zleceniodawcy i jest się pod jego kontrolą, to tak naprawdę założona spółka Limited w niczym nie różni się od pracownika zatrudnionego na kontrakt. Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym poprzednim artykule, do którego link znajdziesz TUTAJ.

Kontrole firmy przez HMRC

Instytucja HM Revenue & Customs (HMRC) dotychczas odpowiedzialna za pobieranie i zarządzanie podatkami bezpośrednimi, a także podatkami dochodowymi oraz od osób prawnych. Prócz swoich standardowych działań, związanych odpowiedzialnością za podatki od zysków kapitałowych i spadkowych, pośrednich czy podatków na środowisko. Odpowiedzialna jest też za przeprowadzanie firmowych kontroli (do 6 lat wstecz) po to, aby zweryfikować i ocenić wcześniejsze umowy, sprawdzając czy osoba pracująca dla danej firmy (zatrudniona przez własną spółkę LTD), płaci taki sam podatek i składki na ubezpieczenie co pozostali pracownicy na etacie? Wszystko po to, aby przeciwdziałać odpływowi środków z budżetu i dotychczasowym rozliczeniom podatkowym spółek.

O co przede wszystkim chodzi w zapowiadanych na kwiecień 2020 zmianach?

Przepisy odnoszące się do PSC (Personal Service Company) mówią, że jeśli firma świadczy usługi tylko dla jednego zleceniodawcy w ciągu roku, to niczym nie różni się od pracownika zatrudnionego na kontrakt. W konsekwencji, cały dochód powinien być wprowadzony w Payroll. Należy też od niego odprowadzić podatek dochodowy 20% oraz składki National Insurance 12%. Przepisy IR35 określają czy dana osoba może wykonywać zlecenia jako podwykonawca lub czy powinna zostać zatrudniona jako pracownik.

Test IR35 prawdę Ci powie!

Załóżmy, że pracujesz jako kierowca, który nie posiada własnego samochodu i świadczysz usługi firmie, która podpisała z Tobą umowę. Aby mieć pewność, jak nowe przepisy zmienią sytuacje Twojej firmy (jeśli działasz jako firma Limited) musisz wykonać test IR35, a od jego wyniku będzie zależała forma opodatkowania Twojej firmy. 

Pozytywny wynik testu IR35 oznacza, że Twoja praca dla danej firmy powinna funkcjonować jako zatrudnienie z umową, składkami, przywilejami i kosztami zatrudnienia. Jeśli test wykaże, że podlegasz pod przepisy IR35, będziesz musiał uregulować zaległy National Insurance i podatek. Dla HMRC ważniejszy od pisemnej umowy, która łączy Cię ze zleceniodawcą jest rzeczywisty charakter świadczonych usług i to w ramach kontroli będzie weryfikowane.

Kontraktorzy muszą potwierdzić swój status zatrudnienia, tym samym udowodnić, że nie obowiązują ich przepisy IR35. Jeżeli spełnią ten warunek bez przeszkód mogą na takich samych zasadach, jak dotychczas współpracować ze zleceniodawcą.

Co jeśli wynik mojego testu IR35 będzie pozytywny?

Od kwietnia 2020 roku pełną odpowiedzialność, za egzekwowanie przepisów IR35 przejmują firmy, które zatrudniają podwykonawców poprzez pośredników. Dotyczy to m.in. decyzji jak będą rozliczani kontraktorzy, czyli jaki podatek i składki na ubezpieczenie będą odliczane z ich faktur.

Trzeba pamiętać, że firmy zatrudniające pracowników ponoszą koszty działalności takie jak:

• Employer Liability Insurance – ubezpieczenia pracodawcy od odpowiedzialności,
• Employer NIC – składki na ubezpieczenia społeczne ze strony pracodawcy, 
• wynagrodzenie,
• urlopy,
• Statutory Sick Pay – chorobowe,
• wyposażenie i odzież robocza,
• workplace pension contributions – składki na prywatną emeryturę pracowników.

Po 6 kwietnia 2020 roku tak jak wyżej wspomnieliśmy – cała odpowiedzialność za przestrzeganie IR35 spadnie na firmy zlecające usługi. Kontraktorzy muszą się liczyć z restrykcyjnym przestrzeganiem tych przepisów.

Co to oznacza dla Ciebie? Jeżeli jesteś podwykonawca i obejmą Cię przepisy IR35 Twoja umowa może zostać zmieniona, dodatkowo Twoje dochody zostaną pomniejszone o podatek oraz składki na ubezpieczenie społeczne.

Co jeśli to ja na stałe współpracuję z kontrahentami?

Dbając o swój spokój, czas i pieniądze już teraz powinieneś przygotować się na nowe przepisy, sprawdzając status zatrudnienia obecnych kontrahentów. Do zapowiadanych zmian pozostało 8 miesięcy, to wystarczający czas na to, aby uporządkować kilka kwestii. Co w takim razie możesz zrobić już teraz?

1. Opracuj plan i strategię rozliczeń, która pozwoli Ci weryfikować nowych podwykonawców pod kątem przepisów IR35.
2. Zadbaj o swoje programy płacowe i ilość pracowników, która będzie odpowiedzialna za rozliczanie podwykonawców.

Jak pozytywnie przejść test IR35, aby znaleźć się „outside IR35”?

Niektórzy twierdzą, że trzeba być prawdziwym freelancerem, żeby nie zostać uznanym za etatowca. Jeśli jesteś rzeczywistym wykonawcą, freelancerem, pośrednikiem lub konsultantem, który prowadzi działalność na własny rachunek, nie powinieneś się obawiać IR35. Niemniej jednak zwróć uwagę na kilka kwestii:

• Wykonuj pracę bez bezpośredniego nadzoru zleceniodawcy i ustalaj różne godziny pracy 
• Współpracuj z kilkoma zleceniodawcami w dowolny sposób i dowolnym przedziale czasu
• Zostaw sobie możliwość zrezygnowania z przyjętego zlecenia bez konsekwencji utraty przyszłych prac
• Nie przypisuj jednego pracownika do konkretnej pracy – miej możliwość wysłania innej osoby do pracy na swoje zastępstwo
• Zadbaj o możliwość wykonania zlecenia przy pomocy dodatkowej osoby (tzw. pomocnika), której za prace zapłacicie z własnych pieniędzy.
• Wykonuj pracę przy pomocy własnych narzędzi, a nie tych należących do zleceniodawcy
• Dbaj o kwestie marketingowe takie jak: logo, wizytówki, papieru firmowy, adresu mailowego z domeną nazwy firmy 
• Aktywnie szukaj nowych zleceń promujące firmę, a to oznacza dbanie o kwestię marketingu i reklamy
• Pamiętaj o bezpłatnym urlopie
• Zainstaluj swój program do fakturowania
• Opłacaj Public Liability na ewentualne straty materialne firmy
• Opłacaj Income Protection na wypadek choroby i niemożności kontynuowania pracy
• Odpowiednio sporządzaj umowy, aby nie budziły wątpliwości

To tylko kilka pomysłów na to, aby inaczej spojrzeć na swój biznes, prowadząc firmę Limited. Jeśli masz pytania, dotyczące tego jak Twoja sytuacja biznesowa może ulec zmianie po 6 kwietnia – zapraszamy na naszą grupę na Facebooku TAX UK AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI – możesz na niej śmiało pytać o wszystko to, co spędza Ci sen z powiek w związku z wchodzącymi w roku 2020 przepisami IR35. Do zobaczenia na grupie!