Relacja pracownik i pracodawca – na co powinniśmy zwrócić uwagę przy okazji koronawirus?

 

Koronawirus wdarł się w nasze życie prywatne i zawodowe. Rząd szybko zadbał o pracowników self-employed, a co z pracodawcami i pracownikami? Co z innymi osobami, które szukają wsparcia i informacji? 

Zebraliśmy dzisiaj wszystkie fakty, do których mieliśmy dostęp, które pomogą Wam zorientować się jak wyglada sytuacja: koronawirus – pracodawca-pracownik.

 

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:

• Na czym polega Coronavirus Job Retention Scheme i kto może liczyć na wsparcie z tego programu?

• O co chodzi z Statutory Sick Pay?
• Co zrobić w sytuacji, kiedy nasz zakład pracy zostaje czasowo zamknięty?
• Kto i na jakich zasadach może korzystać z urlopu na czas opieki nad osobą, która jest na naszym utrzymaniu?
• Jak zachować się jeśli koronawirus pojawia się u nas w firmie?
• Co zrobić jeśli pracownik odmawia przyjścia do pracy, bo czuje sie zagrożony obecnością wirusa?
• Co z zaplanowanym urlopem?

 

 

Co jeśli Twoje miejsce pracy musi zostać tymczasowo zamknięte?

 

Pracownicy, którzy zostali tymczasowo odesłani do domu, ponieważ nie ma pracy funkcjonują jako furloughed workers. Rząd przygotował program wsparcia Coronavirus Job Retention Scheme, którego najważniejsze szczegóły znajdziecie poniżej.

 

12 faktów na temat Coronavirus Job Retention Scheme. Program dla pracodawców i pracowników

   

1. To rządowy program, którego zadaniem jest wspieranie i pracodawców i pracowników, którzy zostali dotknięci skutkami koronawirusa.
2. Pracodawca, który został zmuszony do likwidacji stanowiska pracy nie musi od razu zwalniać pracownika. Może mu nadać status ’furloughed worker’, czyli pracownika tymczasowo wstrzymanego od pracy.
3. Program jest dostępny dla pracowników, którzy są na liście płac ???? od 28.02.2020r.  na dzień 19.03. i obejmuje też osoby pracujące jako: employer, worker, casual work albo contract work, zero-hours contracts.
4. Pracodawcy mają zgłaszać roszczenia do HMRC za pośrednictwem nowego portalu internetowego (nad którym trwają prace).
5. Maksymalny zasiłek zostanie obliczony z 80% regularnego wynagrodzenia pracownika w kwocie 2500 funtów miesięcznie. 
6. Płatności będą dokonywane co 3 tygodnie.
7. Od pracodawców zależy, czy zapłacą pozostałe 20% wynagrodzenia. Dodajmy dla jasności, że nie muszą tego płacić.
8. Na tą chwilę rząd wskazał, że będzie to okres 3 miesięcy, co oczywiście może zostać przedłużone.
9. Pracodawcy, którzy kierują pracownika „na urlop” muszą wybierać pracowników w taki sposób, aby uniknąć oskarżeń o dyskryminację.
10. Muszą też uzyskać zgodę pracownika. Jeśli pracownik nie zgadza się z decyzją pracodawcy, będzie musiał porozmawiać z pracodawcą i spróbować dojść do porozumienia.
11. Jeśli pracodawca nie może dojść do porozumienia może chcieć zmienić warunki pisemne w umowie z pracownikiem.
12. Jeśli pracodawca zatrudnia ponad 20 pracowników, będzie musiał skonsultować się z przedstawicielami pracowników (collectively consult)

 

 

Co jeśli pracownik potrzebuje czasu wolnego, aby zaopiekować się kimś innym?

Pracownicy mają prawo do przerwy w pracy, aby pomóc komuś, kto jest na ich utrzymaniu (employee’s dependants) w nieoczekiwanym zdarzeniu lub nagłej potrzebie. Może to dotyczyć sytuacji związanych z koronawirusem.

Kim jest osoba na utrzymaniu pracownika? Pod tym pojęciem kryje się:

• małżonek, partner lub partner cywilny
• dziecko
• rodzic pracownika
• osoba mieszkająca w domu (nie najemcy, lokatorzy lub pracownicy)
• osoba, która wymaga opieki ze względu na chorobę lub obrażenia np. starszy sąsiad

 

Koronawirus – kiedy należy wziąć urlop dla osoby na utrzymaniu

Nie ma ustawowego prawa do zapłaty za ten czas wolny, ale niektórzy pracodawcy mogą oferować wynagrodzenie w zależności od umowy lub polityki miejsca pracy.

Ilość czasu wolnego potrzebnego pracownikowi na opiekę nad kimś musi być rozsądna w danej sytuacji. Na przykład mogą zacząć od 2 dni wolnego, a jeśli potrzeba więcej czasu, mogą zarezerwować wakacje.

Nie sprecyzowano dokładnie co oznacza pojęcie „rozsądna”. Dla jednych to kilka dni, a dla innych 2- 3 tygodnie, a zwłaszcza biorąc pod uwagę, że zamknięto przedszkola i szkoły. 

Prawo nie określa, ile czasu można zdjąć ani ile okazji. Po prostu mówi, że kwota powinna być „rozsądna”.

UWAGA!

Jeśli osoba pozostająca na utrzymaniu, taka jak partner, dziecko lub krewny w tym samym gospodarstwie domowym, dostanie objawów koronawirusa, powinna otrzymać minimalną stawkę ubezpieczenia chorobowego (SSP) za ten czas.

Osoby przebywające na SSP muszą także postępować zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi izolacji.

 

Jak się zachować jeśli ktoś ma objawy koronawirusa w pracy?

Co jeśli ktoś z koronawirusem przyjdzie do pracy i istnieje ryzyko zarażenia?

Jeśli ktoś z koronawirusem przyjdzie do pracy, miejsce pracy niekoniecznie musi zostać zamknięte, pracodawca powinien postępować zgodnie z zaleceniami dotyczącymi dezynfekcji.

Jeśli pracownicy potrzebują urlopu w nagłych wypadkach w celu opieki nad dziećmi mogą skorzystać z:

• możliwości jakie daje time off for dependants
• urlop, jeśli ich pracodawca wyrazi zgodę

Pracodawcy i pracownicy mogą rozważyć następujące kroki:

1. Rozmawiają ze sobą wcześniej o czasie wolnym, który może być potrzebny, po to aby nikt nie został zaskoczony.
2. Uzgadnianie regularnych rozmów, aby oboje mogli planować z wyprzedzeniem.
3. Uzgadnianie elastycznego czasu pracy zamiast dłuższych przerw w pracy, na przykład praca w domu lub zmiany godzin pracy w celu umożliwienia opieki nad dziećmi.
4. Jeśli dojdzie do jakiejkolwiek umowy i zapadną konstruktywne rozwiązania, to dobrym pomysłem jest sporządzenie ich na piśmie.

 

Mój pracownik nie chce przyjść do pracy – jak się zachować? 

Co zrobić kiedy pracownik nie chce przyjść do pracy. Nie dlatego, że został poddany kwarantannie, tylko dlatego, bo nie chce się narażać lub zwyczajnie czuje się komfortowo, wiedząc że może przebywać wśród innych  zarażonych pracowników.

 

Co powinien zrobić pracodawca?

Pracodawca powinien wysłuchać wszelkich obaw personelu i powinien podjąć kroki w celu ochrony wszystkich pracowników (tych, którzy nadal pracują i tych , którzy nie chcą do pracy przyjść).

W miarę możliwości mogą oferować dodatkowy parking, aby ludzie mogli uniknąć korzystania z transportu publicznego.

Jeśli pracownik nadal nie chce przyjść do pracy, to może warto umówić się z nim na skorzystanie z urlopu jako urlopu lub bezpłatnego urlopu. Pracodawca nie musi się na to zgodzić, to kwestia indywidualnych ustaleń.

Jeżeli pracownik odmówi udziału w pracy bez ważnego powodu, może to skutkować postępowaniem dyscyplinarnym.

Jeśli nie mogą przestrzegać wskazówek dotyczących dystansu społecznego w pracy lub podczas podróży do pracy, powinni poinformować swojego pracodawcę, że muszą postępować zgodnie z poradami rządowymi i pozostać w domu.

 

 

Wakacje a koronawirus

W większości sytuacji pracownicy powinni korzystać z płatnego urlopu (statutory annual leave) w bieżącym roku urlopu. 

Podczas wybuchu koronawirusa pracownicy mogą nie mieć możliwości skorzystania ze wszystkich przysługujących im urlopów. Nie ma też dogodnych warunków biorą pod uwagę fakt, że wirus jest w całej Europie i nie tylko.

Pracownicy  mogą przenosić płatny urlop do 4 tygodni w ciągu 2 lat, jeśli nie mogą wziąć urlopu z powodu koronawirusa.

Jeśli pracownik odejdzie z pracy lub zostanie zwolniony w ciągu 2 lat, wszelkie niewykorzystane płatne urlopy należy doliczyć do ich ostatecznego wynagrodzenia.

Jeśli pracownicy nie mogą wziąć urlopu z powodu koronawirusa, powinni skorzystać z urlopu w późniejszym terminie w roku urlopowym. Kiedy? tego nikt nie wie, ponieważ wszystkie siły skupione są na walce z zarazą, a teraz nikt nie myśli o urlopie, choć to nie wykluczone, że ten temat zaraz się pojawi.

Tymczasowe zamknięcie firmy a urlopy. Co teraz?

Pracodawcy mają prawo powiedzieć pracownikom, kiedy mają wziąć urlop, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Pracodawca może na przykład zamknąć firmę na tydzień i powiedzieć wszystkim, aby korzystali z przysługującego im prawa do urlopu.

Jeśli pracodawca zdecyduje się to zrobić, musi poinformować personel co najmniej dwa razy tyle dni wcześniej, ile dni potrzebuje ludzie.

PRZYKŁAD:

Firma chce zamknąć się na 5 dni, więc powinna poinformować pracowników co najmniej 10 dni wcześniej.

Jeśli pracodawca zdecyduje się to zrobić, musi poinformować personel co najmniej dwa razy tyle dni wcześniej, ile dni potrzebuje ludzie.

Wcześniej zarezerwowane wakacje

Jeśli pracownik nie chce już brać urlopu, który wcześniej zarezerwował, na przykład dlatego, że jego urlop został odwołany, pracodawca może nadal poprosić go o wzięcie urlopu.

Jeśli pracownik nie zgadza się co do terminu urlopu proponowanego przez pracodawcę oboje będą musieli dojść do porozumienia.

Pracodawcy mają prawo powiedzieć pracownikom i pracownikom, kiedy mają wziąć urlop, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Pracodawca może na przykład zamknąć firmę na tydzień i powiedzieć wszystkim, aby wszyscy korzystali z przysługującego mu prawa do urlopu.

Jeśli pracodawca zdecyduje się to zrobić, musi o tym poinformować personel.

 

Rządowe rady dla pracodawców

Pracodawca w miarę swoich możliwości powinien wspierać swoich pracowników. Jak? Chociażby organizując elastyczny system pracy. 

Pracownik pracuje z domu

W przypadku każdego pracownika pracującego w domu pracodawca powinien:

• płacić pracownikowi jak zwykle
• utrzymywać z nim stały kontakt
• sprawdź zdrowie i samopoczucie pracownika

Wszelkie szczegóły dotyczące stanu zdrowia pracownika muszą być poufne, chyba że pracownik twierdzi, że można je udostępnić.

 

Jak dbać o pracowników pozostających w zakładzie pracy?

1. Upewnij się, że wszyscy przestrzegają bezpiecznej odległości, jeśli pojawią się w miejscu pracy.
2. Zachowaj szczególną ostrożność i podejmij dodatkowe kroki w odniesieniu do grup szczególnie wrażliwych, w tym kobiet w ciąży, w wieku 70 lat lub starszych, lub cierpiących na przewlekły stan zdrowia
   organizuj spotkania jako rozmowy zdalne i unikaj podróżowania w jak największym stopniu
3. Upewnij się, że menedżerowie wiedzą, jak wykryć widoczne objawy koronawirusa (gorączka, płytki oddech, ból mieści) i są świadomi wszelkich istotnych procesów, na przykład zgłaszania choroby i wynagrodzenia chorobowego oraz procedur na wypadek, gdyby ktoś w miejscu pracy wykazywał objawy wirusa. To bardzo ważne!
4. Upewnij się, że jest czyste miejsce do mycia rąk, gorącą wodą z mydłem i zachęcaj wszystkich do regularnego mycia rąk.
5. Zapewniaj środki dezynfekujące i chusteczki higieniczne dla pracowników oraz zachęcić ich do korzystania z nich.
6. Upewnij się, że wszystkie numery kontaktowe i dane kontaktowe w nagłych wypadkach są aktualne.
7. Informuj wszystkich na bieżąco o działaniach podejmowanych w celu zmniejszenia ryzyka narażenia w miejscu pracy.

Chcesz dopytać o to jak nowe propozycje i ulgi wpłyną na Twoją firmę? Potrzebujesz opinii specjalisty? Chcesz się skonsultować? Napisz  komentarz pod wpisami na naszym fanpage.

Zapraszamy Cię też na naszą grupę na Facebooku TAX UK – AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI. Tam w zaciszu społeczności zapytasz o wszystko to, co spędza Ci sen z powiek w związku z prowadzeniem firmy w UK. Pamiętajcie o udzieleniu odpowiedzi na 3 pytania (to podstawa do przyjęcia do grupy) Do zobaczenia na grupie!