Jaka jest naczelna zasada prowadzenia Payroll?

Każdy pracodawca (Employer) jest prawnie zobowiązany do prowadzenia i dokumentowania bieżących oraz rocznych rozrachunków z pracownikami (Payroll) według zasad systemu PAYE.

Czym jest system PAYE?

PAYE to system, dzięki któremu odprowadzane są składki na NIN oraz podatek do HMRC. Jako pracodawca musisz zarejestrować się w tym systemie, aby obsługiwać listę płac w swojej firmie.

Sam skrót PAYE oznacza Pay As You Earn – co wprost mówi, iż składka oraz podatek są odprowadzane na bieżąco od naszego rzeczywistego wynagrodzenia.

Jeśli jako pracodawca, zamierzasz zatrudniać pracowników powinieneś zarejestrować się do systemu PAYE. Pamiętaj, że dyrektor spółki pobierający wynagrodzenie to również pracownik, o czym zapomina wielu przedsiębiorców. Rejestracja jest konieczna przed dokonaniem pierwszej wypłaty, każdą wypłatę dokumentujemy payslipem, czyli odcinkiem wypłaty, który powinien być wystawiony najpóźniej na dzień wypłaty.

Jeśli nie jesteś pewien swojej sytuacji – przed dokonaniem pierwszej wypłaty ze spółki skontaktuj się ze specjalistą i dowiedz się czego potrzebujesz.

O czym należy pamiętać przy prowadzeniu listy płac dla pracowników?

Payroll możesz prowadzić w formie tygodniowej lub miesięcznej listy plac dla pracowników. Przy jej tworzeniu musisz pamiętać o tym, aby zagwarantować pełne przestrzeganie przepisów i wymagań ustalonych przez HMRC, prócz tego zeznanie musi być wysłane w odpowiednim czasie. 

Obsługa miesięcznej lub tygodniowej listy wynagrodzeń zazwyczaj obejmuje:

•  Rejestracje płacową w oddziale HMRC
•  Ustawienie parametrów i wprowadzenie danych pracowników do programu płacowego
• Miesięczne lub tygodniowe wypłaty w formie elektronicznej lub tradycyjnej bezpośrednio pracownikowi
• Wysłanie deklaracji miesięcznej do HMRC
•  Jeżeli pracownik opuszcza firmę wydajesz mu P45, czyli formularz zawierający informację o zarobkach i podatku, przekazanych do momentu zakończenia współpracy
•  Na koniec roku rozliczeniowego wystawiasz P60, czyli formularz który jest podsumowaniem zarobków i zapłaconego podatku
•  Istotna jest również roczna deklaracja na koniec roku podatkowego i wysłanie jej do HMRC

Pułapki związane z nieaktualizowaniem listy płac

Lista płac musi być na bieżąco aktualizowana, uwzględniając zmiany związane między innymi z:

1. Wyliczeniem urlopów wypoczynkowych
2. Wyliczaniem urlopów rodzicielskich
3. Wyliczeniem kosztów pracowniczych
4. Nowymi umowami dla pracowników
5. Potrąceniami studenckimi
6. Potrąceniami, związanymi z wszelkiego rodzaju zajęciami i nakazami zapłaty
7. Wydatkami związanymi z posiadaną flotą samochodową

Payroll możemy prowadzić samodzielnie za pomocą programów do tego dedykowanych lub zlecając tą część działalności specjaliście. Delegując na zewnątrz tą czynność Twoja aktywność ogranicza się tylko do wypłaty wynagrodzenia, zapłaty składki i podatku, który skrupulatnie zostanie wyliczony przez Twoją księgową.

Jakie są Twoje obowiązki związane z prowadzeniem listy płac?

Jako pracodawca musisz też zbierać i dobrze przechowywać dokumentację związaną z płacami, a szczególnie informacje dotyczące tego ile wypłacasz wynagrodzenia, jaka jest wysokość potrąconych składek i podatku.

Twoim obowiązkiem jest również dokonanie zgłoszeń wypłaty wynagrodzeń do HMRC. Dodatkowo musisz kontrolować ilość posiadanego i wykorzystanego przez pracownika urlopu i uwzględniać chorobowe. Prócz tego rejestrować podlegające opodatkowaniu wydatki oraz wszystkie korzyści pracownika.

Dokumentacja powinna być przetrzymywana przez 3 lata do wglądu HMRC, który może skontrolować czy odprowadzamy odpowiednią wysokość składek oraz czy nasza lista płac jest prowadzona w sposób prawidłowy.

Niedopełnienie obowiązków prowadzenia dokumentacji payroll może skutkować karą nałożoną przez HMRC nawet w wysokości 3 tys funtów.

Jeśli masz problem z zachowaniem zgodności swoich wyliczeń lub potrzebujesz wsparcia, możemy Ci pomóc. Zapisz się do naszej grupy podatkowej na Facebooku TAX UK AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI lub skontaktuj się bezpośrednio z nami, aby uzyskać więcej informacji.

Lista płac to nie musi być problem – przekonaj się, jak szybko i łatwo można ją prowadzić. Do zobaczenia!