Jak zmienić księgową odpowiedzialną za rozliczenie spółki LTD?

Czy wiesz, że 6/10 właścicieli biznesu po pewnym okresie czasu decyduje się na zmianę dostawcy usług księgowych i chce przenieść spółkę LTD do innej księgowej? To prawda.

Zacznijmy od tego, dlaczego dyrektorzy spółki LTD decydują się na zmianę obsługi księgowej? Czy to nie jest tak, jak w małżeństwie, że im dłużej ze sobą jesteśmy, tym trudniej spakować swoje rzeczy? Niekoniecznie.

Dla dobrej księgowej to nie ma znaczenia jak długo dba o Ciebie i rozlicza Twój biznes, bo ona ciągle się szkoli, a zmiany w przepisach lub systemie podatkowym są dla niej czymś naturalnym., Są też takie biura księgowe, które nie nadążają za nowymi przepisami, technologią i potrzebami klientów.

Na szczęście my do takich nie należymy:)

Tylko co wtedy? Co zrobić? Jak się zachować? Przeczytaj ten wpis, a dowiesz się z niego:

• Kiedy zacząć szukać nowej księgowej dla spółki Ltd?
• O czym musisz pamiętać przenosząc spółkę Ltd do innej księgowej?
• Jakie dokumenty będą Ci potrzebne przy przenoszeniu spółki?

Zacznijmy od razu od konkretów. Mamy tu dla Ciebie przykład, który powinien zobrazować konkretną sytuację. Być może nawet znajdziesz tam siebie. Przeczytaj uważnie cały wpis.

Przykład:

Wyobraź sobie, że od lat współpracujesz z tą samą księgową. Dostarczasz jej dokumenty, ona gromadzi dla Ciebie faktury, robi rozliczenia. Tobie wydaje się, że księgowa zna Twoją branżę i firmę od podszewki. Mimo, że co jakiś czas w Twojej głowie pojawiają się wątpliwości, związane z księgową obsługą, to jednak trwasz tak z przyzwyczajenia i z obawy przed zmianami.

Co zrobić, kiedy zamiast obsługi księgowej jest obsuwa?

Ale czy warto tak się męczyć? Podamy Ci dzisiaj kilka symptomów, które powinny Cię zaalarmować i skłonić do zmiany księgowej, obsługującej Twoją spółkę LTD.

10 symptomów, które powinny zasugerować zmianę księgowej spółki LTD

1. Kontakt z księgową jest trudny lub niemożliwy.
2. Dokumenty zawierają błędy.
3. Dokumenty nie są dostarczane na czas.
4. Nikt nie odpowiada na przesłane maile.
5. Telefon jest zawsze głuchy.
6. Cena za obsługę nie idzie w parze z jakością.
7. Inne biura pracują online, a Twoje nie.
8. W sytuacjach podbramkowych i nagłych nie możesz liczyć na wsparcie.
9. Zaczynasz mieć wątpliwości, co do kompetencji księgowej, która niechętnie uczy się nowych przepisów, a zwłaszcza w Twojej branży.
10. Musisz tłumaczyć się w urzędzie skarbowym za jej błędy.

O czym musisz pamiętać przenosząc spółkę LTD do innej księgowej?

1. Wymiana informacji

• Opowiedz nowej księgowej (tej, którą masz na oku) jak wygląda Twoja sytuacja związana z rozliczeniem spółki, tzn. ile miesięcy pozostało spółce do rozliczenia w aktualnym roku rozliczeniowym.
• W jakiej branży działasz i czy miałeś dotychczas problemy z HMRC.
• Ile dokumentów średnio miesięcznie wystawiasz i przyjmujesz.

2. Przygotuj wszystkie dane osób, które odpowiadają za spółkę

Po co? Kwestie formalne są dla nas najważniejsze, aby przenieść spółkę musimy zweryfikować tożsamość osób zaangażowanych w jej działalność, a do tego będą potrzebne nam dokumenty spółki. Jakie dokładnie?

Wszystko zależy od tego, czy spółka zakończyła już rok obrotowy i składała Tax Return i Annual Accounts. Jeżeli tak, to powinieneś dostarczyć nam:

• Trial Balance za poprzedni rok
• Balance Sheet oraz Profit & Loss Statement spółki za poprzedni rok.

Jeśli Twoja spółka rozpoczęła już nowy rok rozliczeniowy, a Ty już teraz chcesz przenieść się, to nie musisz się o nic martwić. To jest możliwe. Możemy rozliczyć spółkę za ten okres. Wystarczy, że dostarczysz nam:

• Faktury przychodowe i kosztowe 
• Wyciągi bankowe z rachunków spółki Ltd

Kwestie formalne są dla nas najważniejsze, aby przenieść spółkę musimy zweryfikować tożsamość osób zaangażowanych w jej działalność.

Czy to wszystko? Tak! Proste? Proste, ale musisz wiedzieć, że czasami nie jest łatwo wydobyć takie dokumenty od poprzedniej księgowej. Dlaczego?

Z doświadczenia naszych klientów i naszego, wynika, że zdarzają się sytuacje, w których poprzednia obsługa księgowa wydaje dokumenty bardzo opieszale, albo wcale. 

Jakie dokumenty są potrzebne przy przeniesieniu obsługi od innej księgowej do Fastax Ltd?

• numeru UTR, który będzie nam potrzebny, chociażby do tworzenia corocznych sprawozdań finansowych
• numeru PAYE, bez niego nie wypłacisz pracownikowi pensji, a my nie moglibyśmy wystawiać dla Twojej spółki payslipów 
• Authentication Code, który wymagany jest do zmiany danych w Companies House

Gdzie znajdziesz wszystkie te kody i numery?

Poszukaj ich w dokumentach papierowych, które zostały wysłane do Ciebie na adres rejestracyjny spółki w ciągu kilku tygodni od jej założenia. Tam jest wszystko. Jeżeli nie jesteś w stanie ich zlokalizować możesz napisać do Companies House w tej sprawie.

3. Zastanów się nad zmianą adresu spółki

Z formalnego punktu widzenia to, czy spółka będzie funkcjonowała pod starym adresem, czy pod nowy nie ma znaczenia. Ty decydujesz czy chcesz pozostać pod starym adresem, czy przenosimy go.

4. Zmiany i aktualizacje w systemie PAYE

To jeden z najważniejszych kroków przy okazji przenoszenia spółki LTD do nowej księgowej. Dlaczego? Ten dobrze skonfigurowany system, którego używa HMRC do ściągania podatku dochodowego i składki na ubezpieczenie społeczne, pozwoli Ci (a właściwie, to nam) prawidłowo dokumentować bieżące i roczne rozliczenia pracowników (Payroll).

Podsumowując:

Czy warto po latach dotychczasowej współpracy zmieniać księgową, która prowadzi Twoją spółkę Ltd? Naszym zdaniem jeżeli tylko masz wątpliwości, związane z tym, czy wszystkie dokumenty rozliczane są na czas i prawidłowo, to nie ma się nad czym zastanawiać. Płacisz za prawidłowo wykonywaną usługę i tak jak Ciebie rozliczają z Twojej pracy, tak Ty masz prawo dbać o swoje. Resztę poddajemy już Twojej ocenie.

Jeżeli zastanawiasz się nad przeniesieniem spółki Ltd do innej księgowej, bo aktualna współpraca nie spełnia Twoich oczekiwań – zadzwoń lub napisz do nas i umów się na rozmowę. Opowiesz więcej na temat Twojej działalności i poznasz nasze metody współpracy.