Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe w małej firmie w UK?

Jeśli pracujesz w Wielkiej Brytanii jako self-employed lub prowadzisz spółkę LTD, zapewne wiesz, że do Twoich obowiązków należy przechowywanie dokumentacji związanej z Twoją działalnością. Poniżej znajdziesz odpowiedź na kilka pytań o prawidłowe gromadzenie firmowych dokumentów księgowych, które być może Cię nurtują.

Z artykułu dowiesz się dzisiaj:

• Jakie dokumenty trzeba zachować prowadząc firmę w Wielkiej Brytanii.

• W jakiej formie najlepiej przechowywać firmową dokumentację księgową.

• Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe w UK.

• Ile wynosi kara za brak dokumentów księgowych.

Warto zadbać o odpowiednie prowadzenie archiwum firmowego. Dlaczego? Po pierwsze – ułatwi Ci to wgląd w Twoje przychody i wydatki, co ma wpływ na płynność finansową. Po drugie – pozwoli uniknąć kary, którą nakłada HM Revenue and Customs w razie nieprawidłowości w rozliczeniu podatkowym. 

Twoje archiwum – jakie dokumenty trzeba zachować prowadząc firmę w Wielkiej Brytanii?

Żeby prawidłowo prowadzić swoją księgową dokumentację, musisz przede wszystkim wiedzieć, które z dokumentów należy przechowywać przez określony czas. Są to przede wszystkim:

• rachunki i faktury, które opłacasz
• rejestry VAT (jeśli jesteś płatnikiem VAT)
• formularze P45 i P60 (jeśli prowadzisz firmę i jednocześnie pracujesz na etacie)
• rozliczenia PAYE (jeśli zatrudniasz w swojej firmie pracowników)
• faktury i rachunki, które wystawiasz swoim klientom.

Dokumentacja powinna być uporządkowana w logiczny sposób, tak aby w przypadku kontroli potrzebne dokumenty były łatwe do odnalezienia.

Dlaczego właściwa archiwizacja jest tak istotna? Zachowane dokumenty będą Ci potrzebne przy okazji rocznego rozliczenia podatkowego i wyliczania zwrotu lub niedopłaty podatku. O wgląd do nich może Cię także poprosić HM Revenue and Customs w razie kontroli lub wyjaśniania wątpliwości rozliczeniowych.

W jakiej formie najlepiej przechowywać firmową dokumentację księgową?

Wiele osób pyta nas o to, jak najlepiej przechowywać dokumentację księgową, prowadząc firmę w UK? Nasza odpowiedź Cię zaskoczy, bo forma przechowywania dokumentów księgowych w dużej mierze zależy od Ciebie.

Możesz zdecydować się na formę papierową ale z wielu względów dużo bardziej funkcjonalna może okazać się wersja elektroniczna. Pamiętaj, że dokumentacja powinna być uporządkowana w logiczny sposób, tak aby w przypadku kontroli potrzebne dokumenty były łatwe do odnalezienia.

Elektronicznie czy papierowo?

Wystawiane przez Ciebie rachunki i faktury możesz zapisać w wersji elektronicznej – zapewne wystawiasz je w takiej postaci więc w tym przypadku nie stanowi to problemu. Pozostałe dokumenty warto zeskanować – papier łatwiej ulega zniszczeniu i może wyblaknąć. 

Swoje archiwum możesz przechowywać na komputerze ale jego zapasowa kopia powinna znaleźć się na innym zewnętrznym dysku lub w chmurze – na wypadek gdyby doszło do awarii Twojego sprzętu. Dokumentacja elektroniczna nie zajmie też miejsca w Twoim biurze w przeciwieństwie do licznych segregatorów z dokumentami.  

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe w UK?

Jeśli pracujesz jako self-employed masz obowiązek przechowywać swoje dokumenty przez okres 5 lat od 31 stycznia za dany rok podatkowy. W przypadku spółek LTD ten obowiązek wydłuża się do 6 lat, a czas nalicza się od końca roku podatkowego.

HRMC może nakładać kary finansowe za brak księgowej dokumentacji. Musisz liczyć się z kwotą do £3 000 za brak pojedynczego dokumentu.

Jak więc widzisz, nie jest to krótko i tym bardziej warto rozważyć przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej – przez taki okres może się z nimi wydarzyć sporo niespodziewanych rzeczy, o których przeczytasz za chwilę.

A co jeśli moja dokumentacja księgowa ulegnie zniszczeniu?

Przez okres 5-6 lat może wydarzyć się wszystko. Twoje dokumenty mogą ulec zniszczeniu, kradzieży lub możesz je po prostu zgubić. W takim wypadku Twoim obowiązkiem jest dołożenie wszelkich starań, aby jak najrzetelniej odtworzyć zawarte w nich informacje. Po raz kolejny wracamy więc do kwestii kopii zapasowej – jak widzisz może ona sprawić, że unikniesz wielu rozliczeniowych kłopotów.

Nie mam ani faktur, ani kopii zapasowych, co teraz?

Jeśli jednak nie będziesz dysponować kopiami dokumentów, przy okazji składania zeznania podatkowego musisz poinformować HMRC, że opierasz się na szacunkowych danych. Generalna zasada jest jednak taka, że należy dążyć do odtworzenia zaginionych lub zniszczonych dokumentów.

Jako Self-employed masz obowiązek przechowywać swoje dokumenty przez okres 5 lat, w spółce LTD wszystkie dokumenty związane z przychodami i kosztami firmy musisz przechowywać przez minimum 6 lat.

Kiedy mogą mi grozić kary za brak dokumentów księgowych?

HMRC może nakładać kary finansowe w przypadku braków w Twojej księgowej dokumentacji. Mogą być one dość wysokie – do £3 000 za brak pojedynczego dokumentu, choć niekoniecznie muszą być one nakładane w maksymalnej możliwej wysokości. 

Wiesz już jakie dokumenty księgowe powinny zostać z Tobą na dłużej i z czym wiążą się zaniedbania w prowadzeniu firmowego archiwum. Pamiętaj, że w tej kwestii warto zatroszczyć się o porządek i systematyczność – to pozwoli na uniknięcie bałaganu oraz ewentualnych kar finansowych.

Jeżeli z jakiś przyczyn nie jesteś w stanie samodzielnie prowadzić księgowości i tym bardziej archiwizować księgowych dokumentów, to możesz skorzystać z naszej pomocy.  Współpracując z Fastax Ltd  odetchniesz. Przestaniesz w końcu martwić się o pojedyncze faktury i ich archiwizację. 

Znasz jakieś księgowe grupy na Facebooku? Nie? Dołącz do naszej grupy podatkowej na Facebooku TAX UK AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI, gdzie nie tylko w wyznaczone dni masz możliwość zadawania pytań na grupie. Do zobaczenia!