Wszystko, co powinieneś wiedzieć o uldze podatkowej na telefon służbowy w UK

Dzisiejsze prowadzenie firmy jest niemożliwe bez kontaktu z klientem. Nie dziwi więc fakt, że większość przedsiębiorców decyduje się na telefony służbowe dla swoich pracowników. Nie jest to wielkim problemem, gdy tych numerów jest kilka. Ale kiedy jest to już kilkadziesiąt, czy nawet kilkaset telefonów, mogą one stanowić poważne obciążenie dla firmowego budżetu. O tym, jak prawnie możesz z tego wybrnąć tak, żeby zaoszczędzić, dowiesz się w tym tekście.

Czy telefon służbowy jest rzeczywiście potrzebny?

Jeśli prowadzisz swoją firmę w UK, wiesz, jak telefon służbowy może być przydatny. Rząd również zdaje sobie z tego sprawę, toteż postanowił wyjść, z pewnymi ulgami, naprzeciw podatnikom. Jako że miało to miejsce już jakiś czas temu, a przez ten okres, nie ukrywajmy, rynek telekomunikacyjny bardzo się zmienił, powstało trochę nieścisłości wokół tego tematu.

Zacznijmy od tego, że dziś chętniej wybierane są oferty na kartę, aniżeli na abonament. Daje to dużą elastyczność i potrafi odczuwalnie zmniejszyć koszty posiadania telefonu służbowego. Nie musisz płacić stałego abonamentu, bez względu na to, czy i jak często z takiego telefonu korzystasz. Oferta na kartę daje Ci swobodę. Płacisz rzeczywiście jedynie za to, co zużyjesz.

Owszem, zwolennicy oferty abonamentowej zaraz zawołają “abonament jest lepszy!”, bo wiedzą, że na start, dostajesz świetny telefon. Potem, przez okres trwania umowy, niejako go spłacasz w formie abonamentu. Bywa to więc bardzo kuszące, to prawda. Tylko moda i wygoda nie zawsze idą w parze z księgowością. Prowadzenie firmy to kwestia zysków, strat i potencjalnych korzyści. Musisz na to popatrzeć w ten sposób!

A teraz się zastanów. Czy naprawdę do celów służbowych Ty, lub Twój pracownik musicie mieć najnowszy model popularnego telefonu? No, raczej nie. To oczywiście zależy jaką funkcje pracownik pełni, czy jego wizerunek ma wpływ na pozyskiwanie klientów? Jeżeli nie pełni funkcji reprezentatywnej, albo wcale nie ma kontaktu z klientem, to jest nad czym myśleć w kwestii oszczędności.

W każdym razie telefonem z mniejszą pamięcią, czy słabszym aparatem, będziesz w stanie tak samo wysłać SMS, maila, czy zadzwonić, jak tym bardzo drogim. Dlatego już tu możesz sporo zaoszczędzić.

Rozważając zasadność kupna telefonu służbowego, pomyśl też o tym, czy jest on naprawdę potrzebny. Przeanalizuj działania swojej firmy, i to czy w ogóle będzie Ci się to opłacało. Może okazać się, że korzystniejsze dla Ciebie będzie używanie telefonu prywatnego w celach służbowych. To też jest wyjście.

Ulga podatkowa na telefon – jakie warunki?

Zacznijmy od tego, że HMRC inaczej potraktuje Cię, kiedy jesteś Self Employed, a inaczej, gdy jesteś zatrudniony u kogoś. Można by pomyśleć, że to bez sensu. Niestety wokół tego tematu jest bardzo dużo niejasności i wszystko zależy od tego, jak daną sytuację zinterpretuje HMRC.

Najważniejszą kwestią, kiedy masz zamiar starać się o ulgę, jest rozdzielenie zakupu w taki sposób, aby mieć osobny rachunek na telefon, a osoby na usługi. Możesz paradoksalnie załatwić wszystko u jednego operatora, byleby zakupy były rozdzielone.

Zastanawiasz się pewnie, dlaczego to jest takie ważne, by usługi i zakup telefonu były osobno. Już wyjaśniamy. Kiedy kupujesz telefon do firmy w ofercie wszystko w jednym  (telefon z rachunkiem w jednej ofercie), wtedy tak zakupiony aparat może służyć TYLKO do celów służbowych, gdybyś używał go też prywatnie, HMRC może nie przyznać Ci ulgi. Chyba że masz twarde dowody na to, że korzystanie z telefonu służbowego generowałby dodatkowe koszty dla firmy, np. za przekroczone limity rozmów, czy Internetu.

Sprawa ma się inaczej, kiedy dopilnujesz tej rozdzielności zakupów. Dzięki niej nawet z telefonu służbowego (w przeciwieństwie do all-inclusive), będziesz mógł korzystać w celach prywatnych, a to w żaden sposób nie wpłynie na przyznanie Ci ulgi. Widzisz już o co chodzi?

Jak rozdzielić sposób korzystania z telefonu?

Wróćmy teraz do kwestii rozdzielonych zakupów. Zastanawia Cię pewnie, na jakiej zasadzie ulga zostanie Ci przyznana. Nic dziwnego, bo to kolejna kwestia, która jest tu bardzo umowna. Musisz po prostu ustalić procentowo, w jakiej części telefon służy Ci do pracy, a w jakiej do celów prywatnych. Wiemy, to początkowo może wydawać się skomplikowane i trudne do oddzielenia, ale nie martw się i czytaj dalej!

Załóżmy, że 90% Twojego używania telefonu przeznaczasz na sprawy firmowe, a tylko 10% na prywatne. Wtedy będziesz mógł starać się o ulgę od tych wykorzystanych 90%.

Kto może skorzystać z ulgi podatkowej na telefon?

1. O ulgę możesz starać się, będąc pracodawcą, który wyposaża swoich pracowników w telefony służbowe. Zwykle są to dodatkowe wydatki, więc pocieszające jest to, że w jakikolwiek sposób można je sobie zrekompensować.
   
2. Jako pracownik, który korzysta ze swojego prywatnego telefonu w celach służbowych, także możesz starać się w HMRC o ulgę.
   
3. Będąc Self Employed ulga także Ci przysługuje. A co najciekawsze (i dla Ciebie korzystne), wcale nie musisz wtedy kupować telefonu oddzielnie od usług. Nawet kiedy wszystko znajdzie się na jednym rachunku, to i tak będziesz mógł używać telefonu zarówno prywatnie, jak i służbowo, a ulga nadal będzie Ci przysługiwać.
   
   

Podsumowując kwestię ulgi dla przedsiębiorców i pracowników na telefon służbowy w UK. Przepisy są nie do końca adekwatne do aktualnej sytuacji, bo przygotowano je dawno, a rynek telekomunikacyjny rozwija się w ekspresowym tempie, co nie oznacza, że nie skorzystasz z ulgi.

Zawsze jednak warto u księgowego dopytać, jaka i czy w ogóle, ulga Ci przysługuje, bo to zależy od branży i specyfiki Twojej firmy. Może lepiej będzie z punktu widzenia podatkowego, jeśli podpiszesz 2 osobne umowy, albo takie, które oddzielają usługę od sprzętu?

Widzisz sam, dużo tu zależy od tego, jak HMRC zinterpretuje konkretny przypadek. Samozatrudniony też ma szans na skorzystanie z ulgi. Szkoda więc wpędzać się w kłopoty czymś tak błahym jak pomysł na niewłaściwe rozdzielenie kosztów i korzystanie z ulg. Zapraszamy więc do kontaktu, jeśli masz wątpliwości co do tego rodzaju ulgi przy telefonie służbowym. Tym bardziej jeśli dopiero zakładasz biznes i nie chcesz już na starcie popełnić podatkowej gafy.

Zapraszamy Cię też na naszą grupę na Facebooku TAX UK – AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI. Tam w zaciszu społeczności zapytasz o wszystko to, co spędza Ci sen z powiek w związku z Self Assessment i karami za brak rozliczenia. Do zobaczenia na grupie!