Na co zwrócić uwagę przy obliczaniu wysokości dotacji i wynagrodzenia pracowników, którzy przebywają na furlough?

 

Ostatni czas, to duże zmiany w systemie pomocy dla brytyjskich firm. i programie CJRS. Przedsiębiorcy zaczynają się gubić. Szukają informacji o tym jak obliczyć wysokość dotacji po zmniejszeniu rządowych dopłat. Jeżeli Ty też szukasz takich informacji, to z tego wpisu dowiesz się:

• Od czego zacząć jeśli chcesz obliczyć wysokości dotacji dla pracowników na furlough.
• Jak dopasować okres roszczenia do wypłaty wynagrodzenia.
• Co zrobić jeśli pomylisz się przy zgłoszeniu roszczenia.
• Jakie składniki wynagrodzenia trzeba wziąć pod uwagę.
• Jak traktować ustawowe urlopy pracowników.
• Czy roszczenia dla pracowników powracających z urlopu rodzicielskiego liczy się tak samo jak dla innych?

 

Zanim będziesz mógł obliczyć, ile możesz otrzymać z programu w ramach programu Coronavirus Job Retention Scheme, musisz ustalić płace swoich pracowników. Aby to zrobić, musisz opracować:

• długość okresu roszczenia
• co możesz uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia
• zwykłe godziny pracy i godziny pracy pracowników (o tym napiszemy w kolejnym wpisie)

Określ długość okresu roszczenia

 

Zacznijmy od tego co to jest okres roszczenia? Jak masz go rozumieć? Okres roszczenia składa się z dni, w których ubiegasz się o dotację. Datą początkową pierwszego okresu roszczenia jest data, w której pierwszy pracownik został furlough. 

Roszczenia dotyczące jakichkolwiek okresów rozpoczynających się przed 1 lipca muszą wygasnąć 30 czerwca lub wcześniej. 

 

Należy złożyć osobne roszczenia, aby objąć dni w czerwcu i dni w lipcu, o które chcesz się ubiegać, nawet jeśli pracownicy są nieustannie na urlopie. Może to oznaczać, że okresy roszczeń będą się różnić od używanych okresów wypłaty.

Roszczenia za okresy kończące się 30 czerwca 2020 r. lub wcześniej należy zgłaszać do 31 lipca 2020 r.

UWAGA:

1. Okresy roszczeniowe rozpoczynające się 1 lipca lub później muszą zaczynać się i kończyć w tym samym miesiącu kalendarzowym i muszą trwać co najmniej 7 dni, chyba że wnioskujesz o pierwsze kilka dni lub kilka ostatnich dni w miesiącu.
2. Możesz złożyć wniosek tylko na okres krótszy niż 7 dni, jeśli okres, o który się ubiegasz, obejmuje pierwszy lub ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, a już złożyłeś wniosek na okres kończący się bezpośrednio przed nim.

 

Dopasuj listy płac do okresów rozliczeniowych

 

Jeśli to możliwe, powinieneś dopasować okres roszczenia do dat przetwarzania listy płac. Możesz złożyć tylko jedno roszczenie na dowolny okres, dlatego musisz zawrzeć wszystkich swoich urlopowanych pracowników lub elastycznie urlopowanych pracowników w jednym roszczeniu, nawet jeśli wypłacasz je w różnych terminach. 

 

Co jeśli zdecydujesz się na złożenie więcej niż jednego roszczenia?

 

Jeśli złożysz więcej niż jedno roszczenie, Twoje kolejne roszczenie nie może pokrywać się z żadnym innym roszczeniem, które złożyłeś. Okresy roszczeń muszą następować po sobie bez przerw między datami. Nie wiem czy wiesz, ale możesz złożyć wniosek przed, w trakcie lub po przetworzeniu listy płac.

 

Możesz złożyć wniosek do 14 dni przed datą zakończenia okresu roszczenia i nie musisz czekać do końca tego okresu, aby złożyć następne roszczenie. Roszczenia za okresy po 30 czerwca można składać od 1 lipca.

 

Kiedy zgłaszać pracowników elastycznie zatrudnionych?

 

W przypadku roszczeń dotyczących pracowników, którzy są elastycznie zatrudnieni, nie powinieneś zgłaszać roszczeń, dopóki nie będziesz mieć pewności, ile godzin przepracują w okresie roszczenia. Oznacza to, że powinieneś zgłosić roszczenie, gdy masz pewność co do liczby godzin przepracowanych przez pracowników w okresie roszczenia. 

Jeśli złożysz wniosek z wyprzedzeniem, a pracownik będzie pracował dłużej niż to, co zadeklarowałeś, to będziesz musiał zwrócić część dotacji z powrotem do HMRC. Jeśli popełnisz błąd w swoim roszczeniu, możesz je poprawić. Jak? Przeczytaj kolejny punkt tu na dole.

Płatności są dokonywane w ciągu 6 dni roboczych od złożenia wniosku

Popełniłem błąd podczas zgłaszania roszczenia – co teraz?

Jeśli popełniłeś błąd w roszczeniu, który spowodował zawyżenie kwoty, musisz ją zwrócić HMRC.

Możesz poinformować HMRC o nadwyżce kwoty w ramach kolejnego roszczenia. Podczas zgłaszania roszczenia zostaniesz zapytany, czy musisz zmniejszyć kwotę, aby uwzględnić poprzedni błąd. Nowa kwota roszczenia zostanie zmniejszona, aby oddać stan rzeczywisty. Czy to wszystko? Na tą chwilę nie musisz podejmować dalszych działań, ale zachowaj te korekty.

Przechowuj dane dotyczące korekty roszczenia przez sześć lat.

W miarę zwiększania kwoty roszczenia HRMC będzie przeprowadzał dodatkowe kontrole.

 

Co jeśli popełniłeś błąd i już nie będziesz zgłaszał kolejnych roszczeń?

W tej chwili HRMC pracuje nad aktualizacją systemu, który będzie automatycznie powiadamiał go o błędzie, który został zrobiony, dzięki temu kwoty z nadwyżek będą monitorowane na bieżąco. 

 

Jak traktować dotację? Co z podatkami?

Płatności otrzymywane przez przedsiębiorstwo w ramach programu mają na celu zrekompensowanie kosztów uzyskania przychodu. Dlatego też musisz je włączyć jako dochód do obliczenia przez firmę dochodu do opodatkowania (podatku dochodowego i podatku dochodowego od osób prawnych) zgodnie z normalnymi zasadami.

Firmy mogą odliczać koszty zatrudnienia w normalny sposób przy obliczaniu zysków podlegających opodatkowaniu do celów podatku dochodowego i podatku dochodowego od osób prawnych.

Jak zgłosić roszczenie? Praktyczne przykłady

PRZYKŁAD NR 1:

Pracodawca na początku okresu wypłaty zatrudnia dwóch pracowników, a trzeci dochodzi później. Data rozpoczęcia okresu roszczenia przypada, gdy pierwszy pracownik jest na urlopie. Claim period powinien obejmować wszystkich pracowników, którzy zostali oddelegowani na furlough podczas tego okresu roszczenia, nawet jeśli zostali zatrudnieni w pracy w różnym czasie w tym okresie lub otrzymywali wynagrodzenie w różnym czasie w okresie wypłaty.

Najlepiej jeśli złożysz swoje roszczenie 6 dni przed końcem okresu wypłaty. Dlaczego? To zapewni Ci, otrzymanie dotacji do czasu wypłaty.

PRZYKŁAD NR 2:

Pracodawca składa kolejne roszczenie po zakończeniu pierwszego. Od pierwszego roszczenia dwóch pracowników było nieprzerwanie na furlough, a okresy roszczeń następują bez przerw między datami – chociaż jeden wraca do pracy przed końcem okresu wypłaty.

Jeden pracownik przepracował dwa dni na początku drugiego okresu, ale potem znów poszedł na furlough. Do okresu roszczenia należy zaliczyć wszystkich pracowników, którzy zostali urlopowani podczas tego okresu roszczenia, nawet jeśli zostali oni zatrudnieni w pracy w różnym czasie lub otrzymywali wynagrodzenie w różnym czasie w okresie wypłaty.

I tu znowu: najlepiej jeśli złożysz swoje roszczenie 6 dni przed końcem okresu wypłaty. Dlaczego? To zapewni Ci, otrzymanie dotacji do czasu wypłaty.

 

Co zrobić jeśli żądany okres wypłaty obejmuje więcej dni niż jeden miesiąc?

Od 1 lipca zasady programu zmieniają się co miesiąc, o czym możesz przeczytać w innym naszym wpisie: Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika wracającego z furlough. Oznacza to, że okresy roszczeniowe rozpoczynające się 1 lipca lub później muszą zaczynać się i kończyć w tym samym miesiącu kalendarzowym.

Jeśli okres wypłaty obejmuje dni dłuższe niż jeden miesiąc, musisz złożyć osobne roszczenia obejmujące dni przypadające na każdy miesiąc. Każde z tych roszczeń należy obliczyć osobno. Okresy roszczeń nie mogą się pokrywać, dlatego musisz upewnić się, że w każdym zgłoszonym roszczeniu uwzględniono wszystkich pracowników, o których roszczenie się ubiegasz.

Co należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia?

Kwota, którą powinieneś zastosować przy obliczaniu 80% wynagrodzenia swoich pracowników za godziny nieprzepracowane, składa się z regularnych płatności, które musisz zapłacić, w tym:

• regularne wynagrodzenie wypłacane pracownikom
• nieregularne wynagrodzenie za przepracowane godziny, w tym też takie za nadgodziny . Uwzględniaj tylko te płatności, do których zapłaty masz obowiązek wynikający z umowy i do których pracownik ma prawo. Jeżeli w umowie określono płatności zmienne, a płatności te są zawsze dokonywane, płatności te mogą stać się nieuznaniowe. W takim przypadku należy je uwzględnić przy obliczaniu 80% wynagrodzenia pracowników.
• nieregularne opłaty
• nieregularne wypłaty prowizji

Przy obliczaniu płac nie można uwzględnić następujących danych

• płatności dokonywane według uznania pracodawcy lub klienta w przypadku gdy pracodawca lub klient nie był zobowiązany umową do zapłaty, w tym:
  • premie uznaniowe
  • uznaniowe prowizje
• płatności bezgotówkowe
• świadczenia niepieniężne, takie jak świadczenia rzeczowe (takie jak samochód służbowy) oraz świadczenia, które zmniejszają podlegające opodatkowaniu wynagrodzenie pracownika  (w tym składek emerytalnych)

Wypłata dotacji może nastąpić tylko w formie pieniędzy

Dla przypomnienia dodamy, że całość otrzymanej dotacji na pokrycie dofinansowanego wynagrodzenia za pracę dla pracownika musi zostać mu wypłacona w formie pieniędzy. Żadna część dotacji nie powinna być kompensowana w celu pokrycia świadczenia.

Jak obliczyć wynagrodzenie za wakacje?

Nie wiem czy wiesz, ale pracownicy na furlough nadal korzystają z urlopu zgodnie z ich umową o pracę.

Pracodawca i pracownik mogą zgodzić się na zmianę prawa do urlopu w ramach umowy o pracę, jednak prawie wszyscy pracownicy mają prawo do 5,6 tygodnia corocznego płatnego urlopu.

Pracownicy mogą wziąć urlop podczas urlopu. Przepisy dotyczące czasu pracy wymagają, aby wynagrodzenie urlopowe było wypłacane według normalnej stawki wynagrodzenia pracownika lub, w przypadku zmiany stawki wynagrodzenia, obliczanej na podstawie średniej płacy otrzymanej przez pracownika w ciągu ostatnich 52 tygodni roboczych.

Jeśli pracownik przebywający na furlough wybiera się na urlop, to pracodawca powinien wypłacić zwykłe wynagrodzenie urlopowe zgodnie z przepisami dotyczącymi czasu pracy.

Co z pracownikami powracającymi z urlopu rodzinnego – jak obliczyć roszczenie do ich wynagrodzenia?

Ustawowy urlop rodzinny obejmuje:

• urlop macierzyński
• urlop ojcowski
• wspólny urlop rodzicielski
• urlop adopcyjny
• rodzicielski urlop żałobny
• bezpłatny urlop rodzicielski

W przypadku pracowników o stałym wynagrodzeniu roszczenia dotyczące pracowników zatrudnionych w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy w związku z urlopem rodzinnym należy obliczać na podstawie ich wynagrodzenia, przed opodatkowaniem, a nie wynagrodzenia, które otrzymywali podczas urlopu rodzinnego.

Takie same zasady obowiązują w przypadku powrotu pracownika z okresu bezpłatnego ustawowego urlopu rodzinnego.

Jak obliczyć roszczenie dla osób o zmiennym wynagrodzeniu, które wracają z ustawowego urlopu?

Roszczenia osób o zmiennym wynagrodzeniu, powracających z urlopu ustawowego, należy obliczać na podstawie następujących wartości:

• 80% wynagrodzeń w tym samym miesiącu w poprzednim roku (maksymalnie do 2500 funtów miesięcznie)
• 80% średnich miesięcznych wynagrodzeń w roku podatkowym 2019 do 2020 (maksymalnie do 2500 funtów miesięcznie)

Chcesz być na bieżąco z nowinkami księgowymi? Chcesz wiedzieć jak nowe propozycje i ulgi wpłyną na Twoją firmę? Potrzebujesz opinii specjalisty?  Polub nasz fanpage.

Zapraszamy Cię też na naszą grupę na Facebooku TAX UK – AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI. Tam w zaciszu społeczności zapytasz o wszystko to, co spędza Ci sen z powiek w związku z prowadzeniem firmy w UK. Pamiętaj o udzieleniu odpowiedzi na 3 pytania (to podstawa do przyjęcia do grupy).

Do zobaczenia na grupie