Prezenty dla pracowników w UK – strategia wliczania ich w koszty firmy

Prezenty i świąteczne przyjęcia firmowe mogą być bardzo integrującym elementem Waszej współpracy, a także sposobem na to, żeby powiedzieć pracownikom: „Dziękuję”. Chciałbyś, aby i w Twojej firmie zagościł ten zwyczaj, jednak martwisz się o koszty? Bez obaw, tu dowiesz się co i kiedy możesz odliczyć od podatku, nadal robiąc coś miłego dla współpracowników.

Jaki prezent będzie najlepszy (dla Twojego portfela) i kiedy będzie kosztem firmy?

Myśląc o prezentach dla pracowników, warto dać im coś, co będzie dla nich przydatne, ale też będzie świadczyć o tym, że jest to coś „od serca”. Zapomnij więc od razu o zutylizowaniu niesprzedanego, albo starego towaru, zalegającego w magazynie, bo efekt który chcesz osiągnąć może być odwrotny od zamierzonego. Towaru mirze i się pozbędziesz, ale przy okazji stracisz w oczach swoich pracowników, a tego pewnie byś nie chciał, prawda?

Zatem czy powinno Ci przyświecać działanie w myśl zasady: „zastaw się, a postaw się”? No, nie. Też nie. Przecież nie o to chodzi, żeby robić to kosztem firmy, bo nie prowadzisz (prawdopodobnie) działalności charytatywnej – tylko biznes, który ma na Ciebie zarabiać. Co więc wybrać?

Przeczytaj też: 7 sprytnych sposobów na obniżenie podatku w spółce LTD.

• Prezent do £50 dla każdego

Prawo podatkowe przewiduje po £50 rocznie na wydatki związane z prezentami dla każdego pracownika. Kupując więc coś do tej kwoty mamy sytuację win-win, bo Ty możesz sobie tę kwotę odliczyć od przychodu, a zarazem nie musisz zgłaszać tego do HMRC. Twój pracownik zaś cieszy się prezentem, który nie jest obarczony podatkiem dochodowym.

• 2 w 1 – połączenie prezentu z działaniami reklamowymi

Wiesz, że zakup prezentów możesz też podciągnąć do kosztów firmowych związanych z reklamą? Tak!  Wystarczy, że produkt, który będzie wręczany, oznaczysz logo swojej firmy. To może być papierowy nadruk, wstążka z grawerem, ozdobne opakowanie z nadrukiem, torba papierowa z logo, itp.

Zobacz też wpis:

Jak przechowywać dokumenty w małej firmie w UK?

Jak przygotować się do kontroli skarbowej w UK?

Prezentem mogą być też Twoje artykuły. Ważne, żeby nie były one dostępne w regularnej sprzedaży. Załóżmy, że Twoja firma produkuje naturalne kosmetyki, więc na święta wypuszczasz limitowaną serię glicerynowych mydełek i peelingów do ciała o zapachu grzańca. Wszystko opatrzone jest Twoim logo, produkt jest limitowany i w takiej formie może stać się świątecznym upominkiem i może być zaliczony do kosztów reklamy.

Gdzie w tym wszystkim będzie Twoja ulga? No właśnie ulgą podatkową dla Ciebie może być kwota, którą wydasz jako koszt produkcji limitowanej wersji mydełka/peelingu.

• Premia świąteczna, bony, vouchery.

To niewątpliwie dobry pomysł na prezent świąteczny bo masz pewność, że dla każdego będzie on trafiony ;). Pojawia się tu jedna niedogodność. Taki podarek HMRC traktuje jako dochód pracownika, musi więc on być wykazany w jego rocznym rozliczeniu (formularz P11D). A co za tym idzie, Twój pracownik będzie musiał od niego zapłacić podatek. Tu musisz zdecydować co będzie dla Was najlepszą opcją. Warto dopytać u księgowej o tę kwestie.

• Alkohol, słodycze, wyroby tytoniowe

Te artykuły nie są dobrym pomysłem na prezent świąteczny, bo nawet gdyby miały logo Twojej firmy, nie są one na liście produktów reklamowych, zatem nie odliczysz ich od swoich kosztów. Oczywiście Ty jesteś szefem i to Twoja decyzja. Jeśli zatrudniasz jednego pracownika i chcesz go docenić butelką dobrego wina, droga wolna. Pamiętaj tylko, że będziesz musiał to zrobić niejako z własnej kieszeni. A kiedy na payrollu masz 20 osób, to kwota robi się już poważniejsza, prawda?

Przeczytaj też: Wynagrodzenie, czy dywidenda – jak wypłacić pieniądze by na tym nie stracić?

Wigilia pracownicza – Christmas Party a podatki

Rok 2020 był wyjątkowy. Firmy nie organizowały spotkań ze względu na narzucone ograniczenia, wynikające z obostrzeń COVID-19. Wielu z nas już tęskni za tym rodzajem integracji.

Nie da się ukryć, że wszelkie imprezy integracyjne, to świetny pomysł na lepsze poznanie się nawzajem. Jest to też sposób na łagodzenie konfliktów, czy wyjaśnienie nieporozumień (które przez cały rok mogły się pojawić), na gruncie całkiem neutralnym. Same korzyści.

Christmas Party może być świetną okazją, żeby wręczyć prezenty, które przygotowałeś. Organizując takie przyjęcie, możesz odliczyć je od podatku. Pamiętaj, tylko żeby była to impreza coroczna, na którą zaproszeni są WSZYSCY pracownicy (nie ma tu mowy o imprezie dla samego zarządu). Tak samo, nie mogą być na taką imprezę zaproszeni klienci. Tylko pracownicy, bez żadnych wykluczeń.

Rząd na takie cele przeznacza £150 rocznie na każdego pracownika. Musisz to mieć na uwadze, bo jeśli już część tej kwoty wydałeś np. na wakacyjnego grilla, kręgle, czy paintball, to wszystko, co przekroczy ten próg £150, będziesz musiał w pełni rozliczyć.

Planując więc wigilię pracowniczą (czy inną imprezę tego typu) pomnóż kwotę £150 przez ilość pracowników. Będziesz wtedy wiedział, ile możesz na ten cel przeznaczyć pieniędzy i lepiej zaplanować wydatki. W tej kwocie uwzględnić musisz wszystko, co może być związane z taką wigilią, czyli koszty:

• kateringu,
  
• obsługi,
  
• wynajmu sali/restauracji,
  
• transportu dla zaproszonych gości.

   

Niezależnie od tego, który sposób na prezent wybierzesz, aby sprawić pracownikowi prezent i jednocześnie móc go wrzucić w koszty firmy – pamiętaj, że musisz to wszystko zaplanować z wyprzedzeniem. To nie tylko organizacja, ale i mądre zaplanowanie całości wraz z księgową.

Jeśli przekroczysz kwoty, albo nierozsądnie zabierzesz się do uzasadniania wydatków może się okazać, że nie wliczysz w koszty wszystkiego tego, na czym Ci najbardziej zależało. Tu chodzi o to, by sprawić pracownikowi przyjemność, docenić go, ale i jednocześnie zadbać o własne interesy by nie zbankrutować.

Jeśli więc zamierzasz skorzystać z organizacji prezentów świątecznych lub Christmas Party – zadbaj o to, aby wszyscy czuli się docenieni, a Ty zadowolony. Nie wahaj się skorzystać z tych pomysłów i strategii, żeby atmosfera u Ciebie w firmie była jeszcze lepsza.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat optymalizacji kosztów, albo zasięgnąć opinii fachowców? Skorzystaj z pomocy biura rachunkowego Fastax Ltd << Napisz do nas. Proponujemy Ci też dołączenie do naszej grupy podatkowej na Facebooku TAX UK AKADEMIA KSIĘGOWOŚCI. Do zobaczenia!